SOAL PERMINTAAN SARANA DAN PRASARANA DALAM KANTOR

Pilihan Ganda.

1. Berikut ini yang merupakan klasifikasi pengadaan sarana dan prasarana adalah …

A.    Pengadaan harian              C. Pengadaan umum               E. Pengadaan khusus

B.     Pengadaan bulanan           D. Pengadaan tahunan

2. Lakukan inventarisasi, buat laporan, buat analisis kebutuhan, buat permohonan pengadaan adalah tata cara dari ...

A.    Pengadaan                         C. Administrasi                       E. Pengelolaan

B.     Perencanaan                      D. Permintaan

3. Jumlah sarana maupun prasarana yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana adalah pengertian dari ..

a.Permintaan                     c.Administrasi                                                    e. pengadaan

b. Perencanaan                                d.Pengadaan

4. Ada berapa langkah-langkah permintaan sarana dan prasarana kantor ..

a.5                                         b.7                          e. 4

c.8                                          d. 9

5. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian ..

a.Gudang                            b.Administrasi                   e.Perencanaan

c.Keuangan                        d.Kepegawaian

6 .Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara ...

a.Teliti                                   b.Fisik                                   e. Ketaatan

c.Bersamaan                      d.Perlahan

7 .Setelah mengecek persediaan peralatan lalu pihak gudang melaporkan kepada ..

a.Sekretaris        b.Bendaharawan                             e. Karyawan

c.Pimpinan          d.B dan C Benar

8. Bagian administrasi gudang selanjutnya .... peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.

A.    Membukukan                    C. Merapihkan                                    E. Mengarsip data

B.     Mengecek                          D. Menaruh

9. Jumlah sarana maupun prasarana yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana adalah pengertian dari ...

A.    Pengadaan sarana dan prasarana

B.     Permintaan sarana dan prasarana

C.     Perencanaan sarana dan prasarana

D.    Administrasi sarana dan prasarana

E.     Inventarisasi sarana dan prasarana

10. Salah satu tata cara usulan permintaan adalah sebagai berikut kecuali…

A.    Ajukan anggaran               C. Lakukan analisis & survey    E. Menentukan jangka

B.     Lakukan inventarisasi       D. Menentukan prioritas                 waktu

11. Ada beberapa prinsip permintaan sarana dan prasarana, salah satunya adalah ...

A.    Efektif dan efisien                        C. Budgeting                           E. Fleksibel

B.     Realistic                                             D. Low cost

12. Ada berapa cara bagian gudang untuk menghitung peralatan/perlengkapan yang ada dikantor ...

a.4                          b.3                          e. 9

c.2                          d.8

13.  Selain untuk memenuhi kebutuhan staff kantor,peralatan kantor berguna untuk ...

a.Membantu pekerjaan pegawai     b.Menutupi kekurangan barang        e. Alat perlengkapan

c.Mengidentifikasi barang                 d.Melengkapi sarana kantor

14. Unti Pemakai mengajukan......kepada bagian gudang

a.Bon                    b.Faktur               e. Rekening Koran

c.Bilyet Giro        d.Nota Kredit    

15. Sarana dan prasarana yang diperlukan dipaparkan secara terperinci dan detail, merupakam prinsip permintaan secara ...

A.    Time                                  C. Achievable                          E. Realistic

B.     Specific                              D. Measurable

16.  Sarana dan prasarana yang diminta harus dapat diukur baik itu dari segi harga maupun jangka waktu pemakaian, merupakan maksud dari prisip permintaan ...

A.    Measurable                       C. Realistic                              E. Time

B.     Achievable                         D. Specific

17.  Bagian Administrasi gudang meneliti secara ..

a.Baik                    b.Keluar maupun Dalam                               e. Rendah

c.Berurut             d.Bersamaan

18.  Ada berapa karakteristik dari peralatan kantor tersebut ...

a.5          b.6                          e. 2

c.3          d.7

19. Berikut yang merupakan alasan permintaan sarana dan prasarana, kecuali ...

A.    Mengganti kerusakan        C. Cadangan masa mendatang  E. Keperluan mendadak

B.     Penghabisan anggaran       D. Persediaan menipis

20. Salah satu langkah pengadaan adalah sebagai berikut kecuali...

A.    Rekondisi                          C. Survei                                 E. Prioritas

B.     Analisis                             D. Budgeting

Soal Esai 

1. Pengertian Permintaan dalam perkantoran adalah...

2. Pengertian surat permintaan adalah...

3. Pengertian Penawaran dalam perkantoran adalah...

4. Hal-hal yang perlu disampaikan dalam menulis surat permintaan apa saja sebutkan dan jelaskan!

5.  Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membalas surat permintaan ialah

6. Berikan lah contoh dengan lengkap surat permintaan barang ...

7. Sebutkan Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor  min3..

8. Syarat Permintaan sarpas di tunjukan oleh...

9. Sebutkan  alasan Permintaan Sarpras...

10. Sebutkan beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang baik...

Jawaban pilihan ganda

1.       B             11. B

2.       D             12. C

3.       A             13. B

4.       A             14. B

5.       C             15. B

6.       A             16. A

7.       B             17. B

8.       A             18. B

9.       B             19. B

10.   C             20. A

Jawaban Esay

1. sejumlah barang yang akan dibeli atau yang diminta pada tingkat harga tertentu dalam waktu tertentu.

2. surat yang berasal dari suatu perusahaan

kepada perusahaan lain yang menjual atau memproduksi barang.

3. sejumlah barang yang ditawarkan  pada tingkat harga tertentu dan waktu tertentu.

4. a. Kalimat-kalimat pembuka :

  - your name has been given to us by the British Chamber of Commerce Hamburg

b. Kalimat – kalimat lanjutnya yang berisi tentang kondisi pasar :

  - there is a high demand here for high-quality sport  shirt of the type you manufacture.

c. Kalimat-kalimat meminta informasi :

  - Will you please send us your catalogue and price list for ......

d. Kalimat-kalimat penutup

 - we are looking forward to hearing from you

e.  Balasan terhadap Equiry Letter (Replies)

5.  a. Mengucapkan terima kasih atas surat enquiry (surat permintaan) yang dikirimkan

b.      Berikan informasi yang diminta : katalog, daftar harga, tanggal pengriman, dan sebagainya

c.       Berikan informasi tambahan ,jika perlu

Tutuplah surat dengan kata-kata yang merangsang untuk memberikan pesanan

6.  Yogyakarta, 19 April 2011

Nomor: …

Perihal: Permintaan penawaran dan daftar harg

Kepada

Yth. PT Selalu Jaya

Jl Kaliurang Km 6

Yogyakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan iklan Anda pada harian Kedaulatan Rakyat tanggal 10 April 2011, kami tertarik untuk membeli berbagai jenis peralatan kantor yang Anda tawarkan.

Untuk itu kami mohon Anda dapat mengirimkan spesifikasi yang lebih rinci, daftar harga, cara pembelian berikut cara pembayarannya. Adapun masalah pemesanan, akan segera kami lakukan setelah informasi dari Anda kami terima.

Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

PT Maju Terus

Endi Perkasa

Manajer General Affair

7. 

v  Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.

v  Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).

v  Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.

8. untuk diajukannya permintaan pengadaan sarpras. Oleh karena itu, permintaan sarpras harus     dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.

9.

v  . Persediaan menipis/habis

v  Keperluan mendadak

v  Cadangan masa mendatang

v  Mengganti kerusakan/kehilangan

10.

v   Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerrjaan kantor.

v  Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai.

v  Dapat menjadi sarana atau alat yang dapat membantu pekerjaan kantor sehari-hari.

Materi permintaan sarana dan prasarana di dalam kantor

Materi Permintaan Sarana Dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Permintaan Perlengkapan/Peralatan Kantor

v  Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana.

v  Permintaan dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang diminta oleh konsumen terhadap suatu produk.

Permintaan sapras sendiri di artikan,

v   Permintaan sarpras disini bisa diartikan sebagai suatu kegiatan meminta sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarpras.

v  Permintaan sarpras ditujukan untuk diajukannya permintaan pengadaan sarpras. Oleh karena itu, permintaan sarpras harus dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras

2. Permintaan Perlengkapan/Peralatan Kantor

Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor :

1.       Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.

2.       Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).

3.       Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.

4.       Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.

5.       Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.

6.       Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.

7.       Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.

8.       Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

3. Tips atau Cara Dalam Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

Membeli alat kantor hampir sama dengan shopping di mall, sama-sama berbelanja.  Namun yang membedakan adalah barang yang mesti dibeli adalah alat kantor itu sendiri. Kelihatannya memang mudah, namanya juga shopping! Tetapi ternyata tidak demikian yang terjadi. Para pegawai sering mengeluh kalau harus membeli dan berbelanja alat kantor tentang apa yang harus dibeli, berapa banyak yang harus dibeli per itemnya dan yang paling penting adalah dimana membeli alat kantor yang terbaik

Dari sekian banyak toko yang menjual alat kantor, hanya sedikit yang menjual produk dari berbagai merk dengan berbagai rentang harga. Pegawai pun harus melakukan riset dan pencarian serta memikirkan alat kantor yang bagus tetapi juga sesuai dengan harga.

Yang pasti, pastikan anda tidak terburu-buru membeli tetapi harus melakukannya dengan perlahan dan bertahap agar alat kantor yang anda beli akan sesuai dengan harga dan merupakan yang terbaik. Jika tidak, maka alat kantor yang dibeli hanya akan menghabiskan uang sementara tidak bisa digunakan sehingga harus disimpan didalam gudang sepanjang tahun.

Oleh karena itu, anda tidak hanya bisa terpaku pada diskon atau brosur menarik. Begitupun jika toko alat kantor tersebut memiliki pamflet yang besar dengan brosur yang mengkilat dan tokonya yang mewah bukan jaminan anda akan mendapatkan harga terbaik untuk alat tulis kantor terbaik.

4. Berikut tips membeli alat kantor untuk keperluan kantor anda :

1.       Ceklis alat kantor apa yang mau anda belli

Ketika anda berada dikantor gambarkan apa yang akan mau dibeli, akan terlihat mudah namun anda akan seketika bingung ketika sudah ditoko alat kantor. Dengan adanya banyak pilihan dan fitur, hal ini akan membuat anda merasa bahwa alat kantor tersebut benar-benar dibutuhkan padahal tidak. Oleh karena itu, buatlah catatan alat kantor apa yang akan anda beli agar anda lebih mudah ketika berbelanja.

2.       Perhatikan apakah alat kantor tersebut akan berguna

Apa alasan anda harus membeli ala kantor tersebut? Anda bisa menanyakan kepada boss ataupun pegawai lainnya apakah alat kantor tersebut akan sering dipakai atau malah disimpan. Sebagai contoh mudah adalah jika kantor anda hanya sering melakukan printing bahan cukup dengan menggunakan printer, maka mesin fotocopy tidak diperlukan untuk dibeli.

3.       Pilihlah teman berbelanja anda

Sama halnya ketika anda berbelanja keperluan anda di mall, memillih teman belanja seorang shopaholic hanya akan membuat anda kalap mata. Jika demikian, anda hanya akan terpaku pada diskon yang diberikan tanpa melihat kualitas barang. Dilain pihak, anda akan membeli alat kantor yang mewah padahal sebenarnya tidak diperlukan.

4.       Perhatikan timing dalam membeli alat kantor

Jika ingin mendapakan diskon yang masuk akal dengan kualitas alat kantor yang terbaik, sebaiknya pilihlah waktu akhir tahun.

5.       Mencari toko alat kantor

Anda bisa melakukan pencarian di internet mengenai toko alat kantor yang berada didaerah anda yang memiliki kredibilitas yang baik di internet. Anda bisa membuat dafar nama-nama toko alat kantor tujuan anda.

6.       Perhatikan penawaran dari supplier sendiri

Apakah ada garansi yang diberikan pasca pembelian agar kita tidak ragu membeli produk alat kantor tersebut karena ada jaminannya.

Sebenarnya tidak sulit untuk tips membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor anda, hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Anda bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat anda bekerja.

5. Karakteristik Barang Perbekalan (Office Supplies) yang Baik

Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor yang, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.

Tata cara dalam permintaan sarana dan prasarana kantor

•       Akukan inventarisasi

•       Buat laporan

•       Buat analisis kebutuhan dan survei

•       Buat permohonan pengadaan ke atasan

•       Jika disetujui, maka rencanakan budget

•       Pilih sasaran produsen

•       Alokasikan sarpras

•       Simpan dengan rapi sampai dibutuhkan